Định dạng văn bản là gì? Ngày nay, việc sử dụng máy tính để đánh văn bản dường như là không thể thiếu. Để hoàn thiện xong một văn bản đảm bảo đẹp, chuẩn và lịch sự thì không thể thiếu định dạng văn bản. Nội dung bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn các kiến thức quan trọng của định dạng văn bản!
Contents
Định dạng văn bản là gì?
Định dạng văn bản là việc sửa soạn, trình bày văn bản sao cho dễ đọc; trang văn bản có bố cục rõ ràng để dễ nhìn ra các mục chính, mục phụ giúp người đọc dễ dàng hiểu nội dung văn bản hơn.
Mặt khác, theo yêu cầu của nhiều công việc hiện nay phải đảm bảo mẫu nội dung văn bản theo quy chuẩn nên cần phải được định dạng. Đặc biệt, khi cần nhấn mạnh nội dung quan trọng thì việc định dạng là điều rất cần thiết.
Những lệnh định dạng văn bản thường gặp
Khi định dạng văn bản sẽ cần phải sử dụng các lệnh định dạng khác nhau. Trong Word thường có 2 lệnh dạng phổ biến đó là:
- Định dạng từng đoạn văn bản: Là lệnh định dạng gồm căn lề, khoảng cách trước sau, trên dưới của chữ… giúp tăng khả năng nhấn mạnh đối với phần nội dung có tính quan trọng và muốn người dùng để mắt đến. Đồng thời giúp người đọc dễ dàng bám sát nội dung cốt lõi.
- Định dạng các ký tự cho văn bản: Là lệnh để định dạng kiểu chữ, cỡ chữ, phông chữ, màu sắc. Từ đó để làm nổi bật những nội dung cần người đọc chú ý trong văn bản, giúp người đọc nắm rõ và văn bản trình bày đẹp hơn.
- Định dạng trang: Là lệnh dùng để định dạng hướng giấy, kích thước các lề của trang và khổ giấy nhằm đáp ứng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Hướng dẫn các bước định dạng văn bản trong File Word chuẩn
Định dạng văn bản là yếu tố quan trọng và cần phải được thực hiện khi tạo một File văn bản trên Word. Dưới đây là các bước định dạng văn bản trong File Word chuẩn.
1. Căn lề, kích thước văn bản
Thực hiện căn lề, kích thước trong văn bản Word đơn giản như sau:
- Bước 1: Chọn tab Layout, rồi chọn mục Size để tiến hành căn lề chuẩn cho văn bản.
- Bước 2: Khi bảng điều chỉnh căn lề hiện ra, chọn Margins và tiến hành điều chỉnh kích thước lề chuẩn theo khổ giấy A4, rồi nhấn OK để hoàn thành.
- Top: 2 – 2.5 cm
- Bottom: 2 – 2.5 cm
- Left: 3 – 3.5 cm
- Right: 1.5 – 2 cm
- Bước 3: Chọn Orientation để chỉnh sửa hướng khổ giấy.
- Portrait để chọn khổ dọc.
- Landscape để chọn khổ ngang.
2. Định dạng Font chữ và khoảng cách chữ
Định dạng Font chữ
- Bước 1: Vào thẻ Home hoặc bấm tổ hợp Ctrl+D để mở cửa sổ định dạng Font chữ.
- Bước 2: Chọn Font chữ phù hợp với tài liệu rồi nhấn OK để hoàn thành.
Định dạng khoảng cách các chữ
- Bước 1: Nhấn tổ hợp Ctrl+D để mở cửa sổ Font, rồi sau đó chọn Advanced.
- Bước 2: Tiến hành thiết lập khoảng cách chữ trong văn bản tại mục Spacing.
- Normal: Bình thường
- Expanded: Rộng hơn bình thường
- Condensed: Thu hẹp lại
- By: Nhập giá trị tùy chỉnh cho phù hợp nhất
- Bước 3: Chọn OK.
3. Sao chép định dạng bằng công cụ Format Painter
Định dạng bằng Format Painter giúp sao chép định dạng từ vùng văn bản này sang vùng văn bản khác. Vậy nên nếu như văn bản của bạn có nhiều vùng định dạng giống nhau thì nên dùng lệnh này.
- Bước 1: Tiến hành bôi đen vùng văn bản cần định dạng.
- Bước 2: Chọn mục Format Painter tại tab Home.
- Bước 3: Biểu tượng hình chổi hiển thị thì vùng văn bản cần định dạng đã được định dạng.
4. Định dạng văn bản bằng những phím tắt
Để rút ngắn thời gian trong định dạng văn bản, một số phím tắt thông dụng đó là:
- Ctrl + D: Mở ra hộp thoại định dạng font chữ.
- Ctrl + L: Căn chỉnh bên trái cho văn bản.
- Ctrl + R: Căn chỉnh bên phải cho văn bản
- Ctrl + B: In đậm văn bản.
- Ctrl + I: In nghiêng văn bản.
- Ctrl + U: Gạch chân đoạn văn, câu hoặc văn bản.
- Ctrl + Shift + A: Bật/tắt Chữ hoa lớn(tiếng anh)
- Ctrl + Shift + K: Bật/tắt Chữ hoa nhỏ(tiếng anh)
- Ctrl + Shift + F: Chọn phông chữ
- Ctrl + Shift + H: Bật/tắt chế độ ẩn văn bản
- Ctrl + Shift + P: Chọn cỡ chữ
- Ctrl + [: Giảm cỡ chữ 1 đơn vị
- Ctrl + ]: Tăng cỡ chữ lên 1 đơn vị
- Ctrl + Shift + W: Bật/tắt gạch chân dưới các từ
- Ctrl + Shift + Z: Hủy định dạng kí tự
- Ctrl + Shift + >: Sau khi bôi đen văn bản, chọn tổ hợp phím này để tăng kích cỡ văn bản.
- Ctrl + Shift + <: Sau khi bôi đen văn bản, chọn tổ hợp phím này để giảm kích cỡ văn bản.
Các cách định dạng văn bản
Thực tế, có nhiều cách định dạng văn bản và với mỗi cách sẽ được thực hiện khác nhau. Dưới đây, chúng tôi sẽ đưa ra hướng dẫn chi tiết đối 3 cách định dạng văn bản.
1. Định dạng văn bản bằng Paragraph
Paragraph trong Word là công cụ có tác dụng rất lớn trong việc hỗ trợ quá trình soạn thảo và trình bày văn bản chuyên nghiệp. Đây là phương thức dãn dòng, định dạng và làm trật tự của toàn bộ văn bản đẹp và rõ ràng hơn. Các bước sử dụng như sau:
- Bước 1: Mở File Word muốn định dạng, rồi tiến hành bôi đen văn bản.
- Bước 2: Tại tab Home, hãy click chuột vào mũi tên ô Paragraph.
- Bước 3: Cửa sổ Paragraph hiện ra thì những điều bạn cần quan tâm đó là:
- General: Lựa chọn thông số bạn muốn gồm Alignment (căn lề đoạn văn bản theo hướng trái hoặc phải), Outline Level (chọn cấp độ muốn cài đặt của văn bản).
- Indentation: Gồm Left, Right (xác định khoảng cách đoạn văn đến 2 bên lề trái, lề phải), Special (để chọn định dạng thụt đầu dòng dành của đoạn văn) và By (khoảng cách để thụt phần văn bản đầu dòng).
- Spacing: Để cài đặt định dạng giữa các dòng gồm Before/After (là khoảng cách giữa dòng đầu của đoạn dưới và dòng cuối đoạn trên), Line Spacing (là khoảng cách giữa các dòng trong đoạn với nhau) và At (là khoảng cách được thiết lập giữa các dòng trong cùng 1 đoạn).
- Bước 4: Sau khi hoàn thành việc cài đặt thì bạn nhấn vào mục OK để áp dụng.
2. Định dạng văn bản bằng nút mũi tên trong Layout
Mũi tên trong Layout cũng có thể sử dụng để thực hiện định dạng văn bản. Các bước làm sẽ như sau:
- Bước 1: Vào Layout, click biểu tượng mũi tên trong Page Setup để tiến hành thiết lập trang.
- Bước 2: Tại bảng điều chỉnh lề, chọn mục Margins và tiến hành điều chỉnh lề theo kích thước chuẩn lề giấy A4:
- Top: Căn lề trên
- Bottom: Căn lề dưới
- Left: Căn lề trái
- Right: Căn lề phải
- Bước 3: Sau khi chỉnh sửa xong, nhấn vào mục OK để áp dụng.
3. Định dạng văn bản bằng thanh thước kẻ ngang
Nếu thước ngang chưa hiển thị trên màn hình Word thì bạn cần phải để nó hiển thị, rồi thực hiện định dạng:
- Bước 1: Chọn tab View, rồi trong nhóm Show click thì bạn chọn ô Ruler.
- Bước 2: Kéo thanh công cụ căn chỉnh lề 2 bên theo mong muốn với các thiết lập.
- First Line Indent marker: Tạo chế độ thụt đầu dòng cho dòng 1 của đoạn văn
- Left Indent marker: Tạo chế độ thụt đầu dòng từ dòng thứ 2 tới dòng cuối của đoạn văn.
- Right Indent marker: Tạo lề phải cho các dòng của đoạn văn.
Lưu ý cần biết khi định dạng văn bản chuẩn
Khi muốn định dạng word chuẩn thì ngoài việc bạn cần nắm được các bước định dạng, những lệnh định dạng thì còn cần phải ghi nhớ 2 điều lưu ý quan trọng. Bởi điều này sẽ quyết định đến việc định dạng văn bản của bạn có mang lại hiệu quả như mong muốn hay không.
1. Các cài đặt định dạng trang trong Word có sự khác nhau ở từng phiên bản
Phần mềm Word có sự cải tiến theo thời gian, bạn có thể lựa chọn các phiên bản Word trên thị trường để cài đặt vào máy như Word 2007, Word 2010, Word 2018,… Từng phiên bản sẽ có sự thay đổi về vị trí các tính năng trong thiết kế bản Word.
Chính vì vậy đòi hỏi bạn cần tìm hiểu kỹ đặc điểm của phiên bản Word mình đã cài đặt. Có như thế thì mới dễ dàng trong việc tìm kiếm vị trí các tính năng khi định dạng văn bản.
2. Sử dụng font, kích thước và màu sắc văn bản cho hợp lý
Mục đích của định dạng văn bản đó chính là tạo tính thẩm mỹ và thu hút sự chú ý của người đọc. Việc định dạng giúp việc nắm thông tin văn bản được dễ dàng hơn. Do đó, bạn cần đảm bảo sử dụng kích thước, màu sắc và font chữ một cách hợp lý. Nếu như quá lạm dụng sẽ có “tác dụng ngược” so với mục đích của việc định dạng.
Bài viết trên đây, chúng tôi vừa cung cấp chi tiết đến bạn về định dạng văn bản là gì cùng cách và các định dạng văn bản trong Word chuẩn nhất. Có thể nói khi được định dạng thì văn bản sẽ có một thể thống nhất, bố cục rõ ràng và dễ hiểu. Do đó mỗi chúng ta nên ghi nhớ các nguyên tắc này!
Tôi là Phạm Xuân Thanh – Tôi đã có kinh nghiệm hơn 3 năm review đánh giá về các loại máy móc công nghiệp, thiết bị vệ sinh công nghiệp, cách chăm sóc xe hơi. Tôi hy vọng những kiến thức mà tôi chia sẻ có thể giúp mọi người hiểu rõ hơn về các công dụng, chức năng của các loại thiết bị công nghiệp và các cách chăm sóc xe hơi này.
