Chúng ta có quỹ thời gian là 24 giờ một ngày, trong đó sẽ có người làm được những điều lớn lao, có người sẽ cân bằng giữa công việc và cuộc sống nhưng cũng có người cảm thấy thời gian trôi qua thật vô nghĩa. Điều khác biệt duy nhất dẫn đến tình trạng này chính là khả năng quản lý thời gian của từng người. Vậy quản lý thời gian là gì? Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng như thế nào? Theo dõi nội dung dưới đây để hiểu rõ hơn bạn nhé!
Contents
- 1 Quản lý thời gian là gì?
- 2 Khái niệm kỹ năng quản lý thời gian là gì?
- 3 Những lợi ích mà kỹ năng quản lý thời gian mang lại
- 4 TOP 6 kỹ năng quan trọng để quản lý thời gian hiệu quả
- 5 Một số phương pháp quản lý thời gian hiệu quả của người thành công
- 6 Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả ở trong doanh nghiệp
- 7 Hướng dẫn cách quản lý thời gian hiệu quả làm việc tại nơi công sở
Quản lý thời gian là gì?
Theo Wikipedia, quản lý thời gian được hiểu là quá trình kế hoạch và thực hành việc kiểm soát một cách có ý thức một đơn vị thời gian dùng trong một hoặc một chuỗi hoạt động cụ thể nhằm tăng tính hiệu quả, hiệu suất hay năng suất.
Nó được xem là một hành động “tung hứng” của các nhu cầu của nghiên cứu, cuộc sống xã hội việc làm, gia đình và sở thích của cá nhân; thực hiện việc cam kết với sự hữu hạn của thời gian. Khi sử dụng thời gian có hiệu quả con người có thể “lựa chọn” trải nghiệm hoặc quản lý các hoạt động trong thời gian cho phép để mang lại lợi ích thiết thực.
Có thể nói, quản lý thời gian là một “siêu hoạt động” với mục tiêu tối đa hóa tổng hợp lợi ích của 1 chuỗi các hoạt động khác nhau trong điều kiện có giới hạn về thời gian – yếu tố không thể quản lý vì nó là không đổi. Quản lý thời gian sẽ được trợ giúp bởi loạt các kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để quản lý thời gian khi hoàn thành nhiệm vụ cụ thể, dự án, và mục tiêu trong thời hạn cho trước.
Khái niệm kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Kỹ năng quản lý thời gian được hiểu là một tổ hợp các kỹ năng quan trọng giúp chúng ta quản lý và sử dụng tốt quỹ thời gian của mình mỗi ngày. Theo đó, một số kỹ năng không thể thiếu trong quản lý thời gian như thiết lập mục tiêu; lập kế hoạch; quản trị; kiểm soát áp lực, căng thẳng,…
Kỹ năng quản lý thời gian chính là kỹ năng sử dụng và kiểm soát tốt thời gian, phân bổ thời gian thực hiện công việc hợp lý và hoàn thiện hơn. Kỹ năng quản lý thời gian càng tốt thì quỹ thời gian mà bạn sử dụng sẽ càng hiệu quả. Và sự hiệu quả của việc quản lý thời gian sẽ được đánh giá dựa trên kết quả hoàn thành, không xét thời gian làm nhanh hay làm chậm.
Những lợi ích mà kỹ năng quản lý thời gian mang lại
Brian Tracy đã từng nói: “Chúng ta không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc mình muốn nhưng chúng ta sẽ luôn có đủ thời gian để làm những việc quan trọng nhất”. Khi quản lý thời gian tốt sẽ mang đến cho bạn các lợi ích sau:
1. Tăng năng suất làm việc
Một trong những lợi ích lớn nhất của kỹ năng quản lý thời gian chính là cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn bằng cách kiểm soát được thời gian sử dụng. Bạn có thể sắp xếp kế hoạch, thực hiện nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng theo thứ tự ưu tiên. Việc ưu tiên và kết hợp nhiệm vụ với quỹ thời gian có sẵn là một cách làm việc mà không tốn quá nhiều công sức.
Khi đó, bạn sẽ tập trung vào nhiệm vụ quan trọng cần được hoàn thành trước giúp hiệu suất công việc tăng lên đáng kể. Không những thế, sử dụng thời gian hợp lý còn giúp bạn nâng cao khả năng sáng tạo nhờ thời gian trống từ việc sắp xếp công việc hợp lý.
2. Nhanh chóng đạt được mục tiêu
Kỹ năng quản lý thời gian cho bạn đạt được thành công lớn hơn trong những nỗ lực của mình, thậm chí là bằng cách nhanh chóng và cực kỳ hiệu quả.
Khi công việc được sắp xếp hợp lý, bạn có khả năng sẽ hoàn thành công việc sớm và chính xác nên dễ dàng đạt được thành công theo từng giai đoạn. Con đường bước tới thành công vì thế cũng ngắn hơn.
3. Giảm bớt áp lực và căng thẳng
Quay cuồng bên “núi” công việc, liên tục bị “dí” deadline sẽ khiến cuộc sống của bạn trở nên căng thẳng và áp lực. Bạn luôn trong tình trạng mệt mỏi, không sức sống khiến năng suất và chất lượng công việc giảm; đồng thời sức khỏe thể chất và tinh thần không được đảm bảo dẫn đến tác động tiêu cực trong cuộc sống.
Khi đó, quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn sắp xếp quỹ thời gian của mình; công việc được phân bổ hợp lý trong kế hoạch nên bạn sẽ bị rơi vào tình trạng quá tải. Công việc và cuộc sống được cân bằng, cơn “stress” cũng vì thế được dịu bớt đi. Phong thái làm việc thoải mái giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn.
4. Cân bằng cuộc sống hợp lý
Mỗi ngày chỉ có 24 giờ, nhưng mỗi người sẽ phải sử dụng thời gian cho rất nhiều hoạt động và đối tượng. Tập trung thời gian cho công việc không dành thời gian cho gia đình, cho bản thân,… hoặc tập trung cho bản thân mà quên mất công việc,… chính là biểu hiện của mất cân bằng cuộc sống.
Khi mất cân bằng trong thời gian dài sẽ gây ra ảnh hưởng tiêu cực cho tình thần chúng ta. Mệt mỏi, stress liên tục có thể “tiêu diệt” hết các năng lượng tích cực.
Chúng ta không thể bỏ công việc, không thể bỏ gia đình và cũng không thể bỏ bản thân. Làm việc nhưng cũng cần phải nghỉ ngơi, giải trí, tương tác với mọi người,… và đôi lúc sẽ cần khoảng thời gian cho riêng mình. Kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ giúp cân bằng cuộc sống giữa công việc và cuộc sống, giữa làm việc và nghỉ ngơi, giải trí,…
5. Hạn chế thói quen xấu
Hệ quả khi không biết quản lý thời gian đó là hình thành thói quen xấu trì trệ, trì hoãn công việc. Thói quen này sẽ làm giảm hiệu suất làm việc, tăng mức độ căng thẳng của bạn khi còn quá nhiều việc quan trọng vẫn chưa làm hết.
Do đó, việc lên một thời gian biểu phù hợp sẽ giúp bạn hạn chế thói quen không tốt; biết cách nói “không” với công việc không cần thiết.
6. Mở ra nhiều cơ hội mới, có thêm thời gian để làm việc khác
Thời gian của mỗi chúng ta là hữu hạn, chỉ như “hạt cát giữa dòng chảy vô hạn của thời gian”. Khi không biết sử dụng thời gian hợp lý sẽ làm phá hủy năng suất của bạn. Điều này sẽ khiến bạn bỏ lỡ nhiều cơ hội khác trong cuộc sống.
Do đó, hãy học cách sử dụng thời gian cách khoa học để tận dụng quỹ thời gian của mình cho nhiều việc hơn; trải nghiệm nhiều hơn để nâng cấp bản thân mình giúp thăng tiến hơn trong sự nghiệp.
Xem thêm: Kỹ năng đàm phán là gì?
TOP 6 kỹ năng quan trọng để quản lý thời gian hiệu quả
Kỹ năng quản lý thời gian là tập hợp những kỹ năng quan trọng đảm bảo khi kết hợp lại với nhau sẽ giúp quản lý hiệu quả thời gian. Dưới đây là 6 kỹ năng cần có để rèn luyện quản lý thời gian đạt hiệu quả tốt nhất
1. Kỹ năng thiết lập mục tiêu
Thiết lập mục tiêu giúp bạn có một hướng đi rõ ràng, biết bản thân cần phải làm gì để đạt được mục tiêu. Để xác định mục tiêu thì bạn cần phải lên được lịch trình cụ thể về thời gian hoàn thành mục tiêu. Chỉ khi đó thì bạn mới làm chủ được thời gian của mình, không để nó trôi qua một cách lãng phí.
2. Kỹ năng xây dựng kế hoạch
Hiện nay, phương pháp làm việc “đa nhiệm” (Multi Task) được ưa chuộng thì kỹ năng lập kế hoạch là cực kỳ cần thiết để phân bổ nguồn lực, thời gian,… hợp lý. Khi đó, sau khi liệt kê các đầu mục công việc phải thực hiện thì quá trình triển khai sẽ đơn giản hơn rất nhiều.
Lập kế hoạch giúp chúng ta có thể kiểm tra xem mình có đang đi đúng lộ trình không, đưa ra giải pháp gì để điều chỉnh nếu có sai sót. Bên cạnh đó giúp giảm thiểu được những công việc không cần thiết và tập trung vào việc quan trọng, tổ chức công việc một cách khoa học nhằm tối đa hóa năng suất làm việc.
3. Kỹ năng sắp xếp công việc theo một thứ tự ưu tiên
Sau khi liệt kê những đầu mục công việc cần làm, bạn cần tiến hành rà soát để kiểm tra xem công việc nào cần được ưu tiên và công việc nào có thể làm sau.
Hãy tick vào công việc quan trọng cần làm trước để đảm bảo rằng sẽ hoàn thành đúng thời hạn, rồi tiếp tục làm các việc còn lại. Như vậy thì bạn mới có thể quản lý tốt thời gian và kiểm soát được công việc của mình.
4. Kỹ năng phân tích, đánh giá và tổng kết
Kỹ năng tổng kết được vận dụng vào mỗi cuối ngày để rà soát việc đã làm được và chưa làm được. Từ đó nhìn nhận lại xem khoảng thời gian đã tiêu tốn cho việc đó là bao nhiêu và nó có thực sự đạt hiệu quả tối ưu hay không. Qua đó, xem xét để phân bổ lại quỹ thời gian hoặc rút kinh nghiệm cho hôm sau giúp làm việc một cách tập trung và năng suất nhất.
5. Kỹ năng tập trung
Một kỹ năng cực kỳ quan trọng để tiết kiệm thời gian tốt nhất chính là khả năng tập trung tốt vào việc đang làm. Có thể ví như một cái lò, cháy rực nhất trong một khoảng thời gian nhất định; dồn toàn bộ sức lực và tâm trí cho nhiệm vụ đó để đạt được hiệu suất cao và tiết kiệm được rất nhiều thời gian để làm những công việc quan trọng khác.
6. Kỹ năng kiểm soát áp lực và căng thẳng
Khi bị căng thẳng, bạn rất dễ mất tập trung nên làm việc không hiệu quả. Bạn sẽ gặp khó khăn để có thể tập trung lại vào nhiệm vụ hoặc thậm chí mất đi hứng thú làm việc dẫn tới lãng phí thời gian và trễ hạn.
Khi đó, kỹ năng kiểm soát căng thẳng sẽ giúp bạn vượt qua áp lực cuộc sống, tâm trạng tốt hơn, khỏe mạnh hơn và làm việc năng suất hơn. Một số lời khuyên để rèn luyện khả năng kiểm soát căng thẳng đó là về cách ăn uống sao cho hợp lý, tập thể dục, yoga và thiền.
Một số phương pháp quản lý thời gian hiệu quả của người thành công
Trên thực tế, những người thành công nổi tiếng trên thế giới đều biết cách sử dụng thời gian hợp lý, và chúng ta có thể học hỏi từ họ. Dưới đây là một vài phương pháp quản lý thời gian hiệu quả của người thành công đã sử dụng:
1. Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower là mô hình quản lý thời gian dựa vào nguyên tắc phân loại công việc theo các tiêu chí: Quan trọng và không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Công việc sẽ được chia thành 4 loại sau:
- Quan trọng – khẩn cấp.
- Quan trọng – không khẩn cấp.
- Không quan trọng – khẩn cấp.
- Không quan trọng – không khẩn cấp.
Sau khi đã tiến hành phân loại thì bạn cần tiến hành sắp xếp theo thứ tự ưu tiên gồm làm ngay, sắp xếp lịch để làm, giao việc và không làm. Phương pháp này sẽ hỗ trợ việc ra quyết định và sử dụng thời gian hiệu quả.
2. Phương pháp M.I.T (Most Important Tasks)
Phương pháp Most Important Tasks (M.I.T) dựa trên nguyên tắc xác định và hoàn thành 3 công việc quan trọng nhất trong ngày. Theo đó, bạn sẽ chọn ra 3 công việc có ảnh hưởng lớn nhất đến mục tiêu của mình và làm chúng đầu tiên trước khi làm bất cứ công việc nào khác. Với phương pháp này, bạn sẽ tập trung vào những điều thiết yếu để đạt được kết quả cao.
3. Định luật 2 phút (The 2-Minute Rule)
Quy tắc 2 phút dựa trên thực hiện ngay các công việc có thể hoàn thành trong vòng 2 phút hoặc ít hơn. Theo đó, bạn sẽ không phải trì hoãn hay là lập kế hoạch quá phức tạp mà phải làm ngay khi vừa liệt kê ra. Đây là phương pháp giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và giảm số lượng công việc chưa làm.
4. Phương pháp “quả cà chua” Pomodoro
Pomodoro là phương pháp quản lý thời gian giúp bạn tập trung hơn khi dựa trên nguyên tắc chia nhỏ thời gian thành các khối nhỏ hơn để quản lý. Mỗi Pomodoro sẽ gồm 25 phút làm việc và 5 phút nghỉ ngơi; sau khi đã hoàn thành 4 Pomodoro thì sẽ nghỉ ngơi 15-30 phút.
Phương pháp sẽ tạo áp lực thời gian để bạn chú ý làm việc, đồng thời có thời gian nghỉ ngơi hợp lý để giảm căng thẳng và cải thiện hiệu suất.
5. Phương pháp Task Batching (Batch Processing)
Batching là phương pháp quản lý thời gian do Tim Farris viết trong cuốn “Tuần làm việc 4 giờ”. Phương pháp này là việc bạn dành ra 4 tiếng trong tuần để thực hiện những công việc không quan trọng và chưa cần thiết với 1 nhóm nhỏ.
Cụ thể, Batching được sử dụng để tập trung hoàn thành các công việc tương tự trong cùng một thời gian. Thay vì hoàn thành chúng một cách rời rạc và lẫn lộn, xen kẽ trong quá trình làm việc hàng ngày thì bạn sẽ sắp xếp chúng vào một khối thời gian cố định.
Ví dụ, thay vì xem và trả lời email liên tục trong suốt cả ngày thì bạn có thể sắp xếp một khoảng thời gian cố định để xử lý toàn bộ email đó. Phương pháp Batching giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí chuyển đổi nhiệm vụ và tăng hiệu quả tối đa.
Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả ở trong doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, việc sắp xếp thời gian thông minh sẽ đem đến nhiều lợi ích. Dưới đây là các phương pháp phân chia thời gian hợp lý trong tổ chức mà bạn có thể tham khảo.
1. Phương pháp 4D: Do – Dump – Delegate – Defer
Khi có một danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành, bạn sẽ có 4 cách lựa chọn để giải quyết gồm làm ngay, trì hoãn, giao người khác và xóa bỏ không làm. Mô hình 4D sẽ giúp quản lý thời gian và gia tăng hiệu quả công việc của bạn.
Điều bạn cần phải làm đó là đưa ra lựa chọn thứ tự ưu tiên cho công việc và nhiệm vụ của mình:
- Do: Yêu cầu bạn phải hoàn thành công việc quan trọng ngay trước mắt.
- Delegate: Thực hiện giao công việc cho người có khả năng hoàn thành tốt hơn.
- Defer: Lập ra danh sách những công việc có thể trì hoãn lại.
- Dump: Bỏ các việc làm vô nghĩa để tiết kiệm thời gian.
2. Thuyết “Hũ dưa muối” (Pickle Jar Theory)
Thuyết hũ dưa muối còn được gọi là lý thuyết những tảng đá lớn hoặc chiếc bình cuộc sống với quan niệm “thời gian là không gian hữu hạn”.
“Hũ dưa muối” sẽ minh họa cho việc sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên. Bạn có thể tưởng tượng “hũ dưa muối rỗng” đại diện cho một ngày và hòn đá, viên sỏi, cát, nước đại diện cho các hoạt động hàng ngày. Cụ thể:
- Hòn đá: Đại diện cho nhiệm vụ quan trọng nhất, cần phải ưu tiên làm trước.
- Viên sỏi: Đại diện cho các nhiệm vụ ít quan trọng hơn bao gồm cả việc có thể ủy quyền hoặc giao phó cho người khác.
- Cát: Đại diện cho các nhiệm vụ không quan trọng, những việc linh tinh.
- Nước: Đại diện cho thời gian còn lại cho không gian riêng mỗi người (đời sống riêng tư) bao gồm gia đình, bản thân, bạn bè,…
Áp dụng thuyết hũ dưa muối vào thực tế để quản lý thời gian như sau:
- Thực hiện công việc quan trọng trước tiên, chúng sẽ chiếm khoảng không gian lớn nhất.
- Tiếp tục thực hiện các công việc ít quan trọng hơn và để chúng lấp đầy các khe hở giữa những công việc quan trọng.
- Tiếp đến thực hiện các nhiệm vụ không quan trọng hay việc vặt để chúng điền vào khoảng trống còn lại.
Có thể nói, điều này tương tự như việc nếu bạn làm các nhiệm vụ không quan trọng trước thì bạn sẽ không có đủ thời gian để làm các nhiệm vụ quan trọng sau. Tuy nhiên, cũng không được quên yếu tố nước – hoạt động riêng tư sẽ tạo ra môi trường thư giãn và động lực cần thiết cho sự phát triển và trưởng thành trong mỗi khía cạnh cuộc đời.
3. Nguyên tắc 80/20 (Quy tắc Pareto)
Quy tắc 80/20 nhấn mạnh 80% kết quả sẽ được tạo ra bởi 20% đóng góp. Bạn có thể áp dụng quy tắc này nhằm tăng hiệu quả của việc vận dụng kỹ năng quản lý thời gian cho kết quả tốt nhất:
- Xác định 20% công việc ưu tiên sẽ mang đến 80% giá trị cho bạn và tập trung để hoàn thành chúng.
- Xác định 20% công việc làm tốn 80% thời gian của bạn; sau đó giảm bớt hoặc giao phó, loại bỏ.
- Xác định 20% công việc gây 80% căng thẳng cho bạn, rồi tìm cách đối phó giải quyết hoặc tránh xa chúng.
4. Phương pháp 40-30-20-10
Đây chính là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả không chỉ cho doanh nghiệp, mà cho tất cả mọi người. Phương pháp 40-30-20-10 giúp bạn lên kế hoạch cho một ngày làm việc có hiệu quả bằng cách phân chia thời gian dành cho các khối theo tỉ lệ 40-30-20-10:
- 40%: Là thời gian dành cho nhiệm vụ quan trọng nhất; các việc mang lại giá trị cao nhất cho bạn.
- 30%: Là thời gian dùng vào các việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, các việc cần có sự chuẩn bị và lên kế hoạch kỹ lưỡng.
- 20%: Là thời gian áp dụng cho các nhiệm vụ không quan trọng nhưng khẩn cấp, các nhiệm vụ cần có sự xử lý nhanh chóng và linh hoạt.
- 10%: Là thời gian còn lại dành cho nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp, các nhiệm vụ này có thể hoãn lại hoặc bỏ qua.
Hướng dẫn cách quản lý thời gian hiệu quả làm việc tại nơi công sở
Tại môi trường công sở, bạn nên áp dụng các bí quyết để tận dụng thời gian hiệu quả. Với khối lượng công việc lớn và áp lực về thời gian, đòi hỏi bạn cần chú ý sắp xếp và quản lý chúng cho phù hợp.
1. Sắp xếp và chia nhỏ công việc
Bạn nên sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên thực hiện và đồng thời cũng có thể chia mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ nhỏ. Việc hoàn thành từng bước sẽ giúp tối ưu hóa năng suất, dễ dàng kiểm soát và ít căng thẳng hơn so với việc phải hoàn thành 1 nhiệm vụ lớn.
Bên cạnh đó, chia nhỏ sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc ước tính thời gian cần để hoàn thành mỗi mục của công việc; lập kế hoạch và theo dõi tiến độ.
2. Bố trí không gian làm việc một cách ngăn nắp và khoa học
Thường thì bạn sẽ không quá chú ý đến vấn đề này. Tuy nhiên, không gian làm việc sẽ có ảnh hưởng nhất định tới mức độ tập trung của bạn đấy. Một căn phòng bày bừa các vật dụng, giấy bút và tài liệu sẽ khiến bạn phải bận tâm. Do đó, hãy sắp xếp, dọn dẹp không gian làm việc cho thật gọn gàng; có thể bày trí thêm thứ có thể khiến tâm trạng phấn chấn, muốn làm việc.
3. Ghi chú đầu mục các công việc rõ ràng
Việc ghi chú đầu mục các công việc rõ ràng sẽ giúp bạn trở lên chuyên nghiệp hơn khi làm việc. Hơn nữa, ghi chú rõ ràng cũng làm gia tăng động lực hoàn thành nhiệm vụ; không bỏ quên công việc hoặc trễ deadline.
4. Ứng dụng tốt các phần mềm quản lý công việc
Sử dụng những phần mềm quản lý công việc chính là một cách hiệu quả để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian. Một số phần mềm chuyên dụng đó là fTodolist , Asana, Faceworks, Wrike, Jira Software,…
Nhờ vào những tính năng cơ bản như lên lịch, đặt mục tiêu, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ,… Chúng sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý công việc và tránh bỏ quên các công việc nhỏ; thống kê kết quả công việc cá nhân, phòng ban, đội nhóm;…
Trên đây là nội dung chúng tôi muốn chia sẻ với bạn đọc về kỹ năng quản lý thời gian. Thời gian là có hạn, nhưng mong rằng với những mẹo trên thì chúng tôi sẽ giúp bạn cảm thấy tự hào về chính mình vì đã không bỏ phí nó!
Tôi là Phạm Xuân Thanh – Tôi đã có kinh nghiệm hơn 3 năm review đánh giá về các loại máy móc công nghiệp, thiết bị vệ sinh công nghiệp, cách chăm sóc xe hơi. Tôi hy vọng những kiến thức mà tôi chia sẻ có thể giúp mọi người hiểu rõ hơn về các công dụng, chức năng của các loại thiết bị công nghiệp và các cách chăm sóc xe hơi này.
