Thông thường, chúng ta sẽ thường khuyên ứng viên nên đi phỏng vấn để tìm hiểu về công ty hoặc hơn hết thì cũng có thêm kinh nghiệm phỏng vấn cho lần sau. Tuy nhiên, trong một số trường hợp vì một lý do bất khả kháng nào đó không thể tham gia lời mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng. Vậy cách từ chối phỏng vấn như thế nào để không làm mất lòng nhà tuyển dụng? Dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn một cẩm nang trong quá trình ứng tuyển.
Contents
Lý do khiến bản thân bạn muốn từ chối phỏng vấn
Các lý do chủ yếu khiến một ứng viên quyết định từ chối lời mời phỏng vấn rất đa dạng như vì đã đi làm ở chỗ khác, ấn tượng cá nhân tiêu cực, thông tin tìm kiếm xấu hay các dấu hiệu “red flag”. Điển hình nhất là:
- Bạn đã nhận công việc tại một doanh nghiệp, tổ chức khác (có nhiều lợi thế cạnh tranh hơn).
- Vì lý do cá nhân nên bạn phải thay đổi kế hoạch công việc.
- Do quá trình tìm hiểu và thấy công ty không phù hợp (về định hướng và mục tiêu của bản thân).
- Nhận thấy công ty có môi trường làm việc độc hại, bạn đã được nghe thấy nhiều đánh giá tiêu cực.
- Bạn cảm thấy mình đã ứng tuyển ở vị trí có yêu cầu quá cao hoặc quá thấp so với năng lực, kinh nghiệm của bạn nên không phù hợp.
- Bạn biết được công ty đang gặp khó khăn về tài chính; và làm việc tại đó sẽ có rủi ro thanh toán lương cùng các quyền lợi.
- Bạn tham gia cuộc phỏng vấn của công ty đối thủ nên bị ảnh hưởng tới công việc đang ứng tuyển (trường hợp này được nhà tuyển dụng chủ động liên hệ mời phỏng vấn và bạn là ứng viên thụ động).
- Bạn đã tham gia 1 hoặc 2 vòng phỏng vấn trước và cảm thấy không còn hứng thú với công việc, công ty.
- Bạn chợt nhận ra bản thân không thực sự thích công việc đó nữa.
- Một số lý do khác như giao thông không thuận tiện, địa điểm làm việc quá xa, lương bổng không tốt, đồng nghiệp khắt khe,…
Nói chung, dù xuất phát từ bất cứ nguyên nhân nào khiến bản thân bạn không muốn đến phỏng vấn thì cũng cần nhất định phải lịch sự từ chối nhà tuyển dụng. Bởi, nếu như nhận lời rồi mà không đến hoặc không phản hồi sẽ làm ảnh hưởng đến cách kế hoạch của nhà tuyển dụng và đồng thời làm mất đi cơ hội của những ứng viên khác.
Hình thức phản hồi cho nhà tuyển dụng khi từ chối phỏng vấn
Có 2 phương thức để gửi phản hồi cho nhà tuyển dụng về việc bạn không đến phỏng vấn cực đơn giản và nhanh chóng:
- Qua điện thoại: Khi nhà tuyển dụng gọi điện thoại mời phỏng vấn, bạn có thể hỏi thêm thông tin rồi từ chối ngay lúc đó hoặc xin thời gian suy nghĩ và rồi sau đó thì gọi lại bằng số điện thoại đã liên lạc trước đó. Đây là cách từ chối có phần quá trực tiếp và không phải ứng viên nào cũng có thể làm được.
- Qua email: Từ chối phỏng vấn qua email được cho là cách phù hợp hơn vì bạn sẽ có thêm thời gian suy nghĩ; có thể điều chỉnh ngôn ngữ trong email và chia sẻ được nhiều thông tin hơn so với khi nói qua điện thoại.
Hướng dẫn cách từ chối phỏng vấn tinh tế và lịch sự
Cách bạn từ chối lời mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng sẽ cho họ biết rằng bạn không tham dự phỏng vấn; và sự chuyên nghiệp của bạn trong kỹ năng giao tiếp. Ứng viên khéo léo sẽ biết cách làm thế nào để từ chối mà không làm nhà tuyển dụng cảm thấy hụt hẫng hay khó chịu.
1. Cách từ chối phỏng vấn thông qua điện thoại
Những nguyên tắc để bạn thông báo cho nhà tuyển dụng biết rằng bạn không đến phỏng vấn qua điện thoại bao gồm:
- Phản ứng tích cực và tiếp nhận thông tin mời phỏng vấn: Khi bắt đầu cuộc gọi, nhà tuyển dụng sẽ chào hỏi – xác nhận xem bạn có phải tên… và hỏi xem bạn đang hoặc đã đi làm ở đâu chưa. Sau khi lắng nghe những chia sẻ, hãy có phản ứng tích cực và đưa ra lời từ chối phỏng vấn với nhà tuyển dụng theo một trong những lý do nêu trên.
- Sử dụng ngôn từ chuyên nghiệp, lời nói nhẹ nhàng và khéo léo: Từ chối nhà tuyển dụng một cách nhẹ nhàng, ngữ điệu tôn trọng và ngôn ngữ từ chối chuyên nghiệp. Lưu ý, không tắt máy ngang hoặc sử dụng từ thô tục yêu cầu nhà tuyển dụng kết thúc cuộc nói chuyện.
- Lịch sự cảm ơn và mong được hợp tác khi có cơ hội: Dù có như thế nào đi chăng nữa thì cũng đừng bao giờ quên cảm ơn một cách lịch sự, chân thành và mong muốn sẽ được hợp tác khi có cơ hội trong tương lai. Với sự thân thiện và nhiệt tình như vậy, nhà tuyển dụng sẽ không thể “bắt lỗi” bạn và có thể họ sẽ tiếc nuối vì để lỡ một ứng viên như bạn.
Một số mẫu hội thoại từ chối phỏng vấn qua qua điện thoại mà bạn có thể áp dụng để phản hồi với nhà tuyển dụng đó như:
- “Ôi tiếc quá! Từ khi gửi CV em mong được tới công ty phỏng vấn lắm ạ. Tuy nhiên thì mới đây em đã nhận việc ở một công ty khác mất rồi ạ. Em rất cảm ơn Anh/ Chị và Quý công ty đã cân nhắc và tạo điều kiện, chỉ tiếc là hiện tại em không có cơ hội hợp tác. Mong rằng khi có dịp hợp tác sau đó thì em vẫn được Anh/ Chị đánh giá tích cực ạ”.
- “Em rất cảm ơn Anh/ Chị và Quý công ty đã liên hệ lại. Anh/ Chị có thể gửi thông tin chi tiết qua email giúp em được không ạ? Em sẽ đưa ra phản hồi nhanh nhất có thể ạ!”.
- “Anh/ Chị cho em thêm thời gian suy nghĩ được không ạ? Hiện tại thì em có thể đến phỏng vấn vào thời gian đó nhưng cũng sợ lỡ có tình huống phát sinh. Em có thể liên hệ lại với Anh/ Chị qua số điện thoại này đúng không ạ?”.
Lưu ý: Việc gợi ý nhà tuyển dụng gửi thông tin chi tiết qua email để có thể cân nhắc hoặc để từ chối thông qua email được xem là một cách khôn ngoan và khéo léo. Điều này cũng cực kỳ hữu ích cho cả ứng viên và nhà tuyển dụng, bởi đều sẽ có thời gian để tiếp nhận và xử lý thông tin.
2. Cách từ chối phỏng vấn thông qua email
Cách gửi email từ chối lời mời phỏng vấn sẽ có nhiều điểm khác so với giao tiếp qua điện thoại vì một bên là ngôn ngữ viết, còn một bên là ngôn ngữ nói. Hãy trả lời nhà tuyển dụng qua email mời phỏng vấn để chắc chắn rằng thư trả lời của bạn không bị cho vào thư rác; nhà tuyển dụng cũng dễ dàng theo dõi, cập nhật thông tin xem ứng viên nào tới phỏng vấn và ứng viên nào từ chối tham gia.
Tuân thủ cấu trúc tiêu chuẩn của email trao đổi công việc, chuyên nghiệp và cần được định dạng rõ ràng. Cụ thể:
- Tiêu đề email từ chối phỏng vấn: Bạn có thể ghi “Từ chối phỏng vấn” ở đầu tiêu đề Reply để nhà tuyển dụng dễ dàng chú ý và ghi nhận thông tin nhanh chóng.
- Mở đầu thân email: Theo văn phong nước ta thì đầu email nên là “Kính gửi” đến người trực tiếp gửi email mời bạn phỏng vấn và kèm theo sau đó là chức danh công việc của họ (thông tin này nằm trong phần chữ ký ở cuối email mời phỏng vấn).
- Lời cảm ơn: Để đưa ra quyết định lựa chọn bạn vào danh sách phỏng vấn chính là một quá trình tốn nhiều thời gian, trải qua nhiều công đoạn của nhà tuyển dụng. Vậy nên đừng quên gửi một lời cảm ơn vì những tâm sức mà nhà tuyển dụng đã dành cho bạn.
- Xác nhận không tham gia phỏng vấn: Đây chính là mục tiêu chính mà bạn muốn gửi đến phía nhà tuyển dụng. Hãy tối giản bức thư nhất có thể với câu chữ ngắn gọn, súc tích và đi thẳng vào lý do không thể tham gia buổi phỏng vấn của công ty.
- Gửi lời chúc: Một lời chúc thành công và phát triển bền vững đến công ty sẽ giúp xoa dịu đi phần nào sự hụt hẫng nơi nhà tuyển dụng khi đọc email từ chối phỏng vấn của bạn.
- Tạo sự gắn kết tương lai: Hãy lưu lại thông tin email hoặc zalo để nhà tuyển dụng có thể liên lạc khi cần; và cũng là cách để bạn xây dựng cơ hội nghề nghiệp trong tương lai cho chính bản thân.
- Kết thúc email: Một email hoàn chỉnh sẽ không thể thiếu được phần kết với lời chào, chữ ký họ tên ứng viên và thông tin liên lạc cá nhân.
Những lưu ý quan trọng khi từ chối phỏng vấn
Chi tiết về cách từ chối phỏng vấn qua điện thoại và email thì hẳn đã giúp bạn hình dung toàn bộ nội dung thông tin chúng tôi muốn truyền đạt với nhà tuyển dụng rồi. Bên cạnh đó thì để từ chối phỏng vấn mà không làm “mất lòng” nhà tuyển dụng, một số lưu ý quan trọng không kém đó là:
- Phản hồi nhanh chóng đến nhà tuyển dụng: “Nhanh chóng” không có có nghĩa là ngay lập tức từ chối; nhưng việc trả lời thực hiện sau vài tiếng, trong giờ làm việc hành chính hoặc tối đa 24h sẽ được đánh giá cao.
- Ngôn ngữ lịch sự: Ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết một khi đã là trao đổi về công việc với nhà tuyển dụng thì bạn cần sử dụng ngôn ngữ lịch sự; thân thiện nhưng cũng không có nghĩa là qua loa, xuề xòa.
- Không nên đề cập đến lý do từ chối quá chi tiết: Khi nhắc đến lý do từ chối phỏng vấn thì đừng nên nói quá chi tiết vì sẽ có nguy cơ “phản cảm”. Ví dụ như viết rằng có con nhỏ nên không thể đi làm xa tới 10km ở công ty được, nhà tuyển dụng sẽ đáp lại tại sao trước đó bạn lại ứng tuyển?
- Thái độ chân thành: Sự chân thành và tôn trọng phải luôn được ưu tiên vì nó sẽ thể hiện sự nghiêm túc của bạn với công việc việc ứng tuyển cũng như trân trọng cơ hội việc làm.
- Xây dựng – duy trì quan hệ với nhà tuyển dụng sau khi từ chối phỏng vấn (khi có thể): Bạn cần phải cố gắng từ chối phỏng vấn một cách chuyên nghiệp và lịch sự nhất, để ngay cả khi không cộng tác ở thời điểm hiện tại thì nhà tuyển dụng sẽ vẫn ấn tượng và nhớ đến bạn một với hình ảnh đẹp. Biết đâu, tương lai bạn sẽ gặp lại nhà tuyển dụng này thì có thể dễ dàng giao tiếp và tăng khả năng nhận việc hơn.
- Đừng nên quá khúm núm trong email từ chối phỏng vấn: Bạn là người có quyền được chấp nhận hoặc từ chối phỏng vấn, thậm chí dù là lời mời làm việc thì vẫn được quyền xem xét không nhận việc. Thế nên khi trả lời điện thoại hoặc trong email phản hồi nhà tuyển dụng hãy cứ thẳng thắn là đủ; chứ đừng liên tục xin lỗi và biện minh sẽ chỉ làm hạ giá trị của bản thân bạn thôi.
Một số mẫu email từ chối phỏng vấn khéo léo, lịch sự
Như đã nói ở trên, lý do từ chối phỏng vấn rất đa dạng nhưng khi soạn mail hồi âm thì ứng viên tuyệt đối không nên nêu ra lý do quá gay gắt hoặc chê bai nhà tuyển dụng. Dưới đây là một số mẫu email từ chối phỏng vấn được chúng tôi tổng hợp mà bạn có thể tham khảo, chắc chắn rằng sẽ giúp cho cách diễn đạt của bạn được chỉnh chu và truyền tải nội dung bạn muốn nói!
1. Mẫu email từ chối phỏng vấn cơ bản nhất
Tiêu đề: Từ chối lời mời phỏng vấn – vị trí [Vị trí công việc ứng tuyển]
Lời mời phỏng vấn – Họ và tên ứng viên
Kính gửi: Anh/Chị – Chuyên viên phòng nhân sự công ty [Tên công ty]
Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm và tin tưởng của Anh/Chị đã trao cho tôi cơ hội được tham gia cuộc phỏng vấn cho vị trí [Vị trí công việc]. Tuy nhiên, do một vài lý do cá nhân em rất tiếc phải thông báo rằng không thể tham gia buổi phỏng vấn vào ngày [Thời gian lời mời phỏng vấn] tại [Địa chỉ đến phỏng vấn].
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cơ hội Anh/Chị và quý công ty đã dành cho em.
Kính chúc tập thể công ty [Tên công ty] nhiều sức khỏe, công việc thuận lợi và gặt hái được nhiều thành công.
Nếu Anh/Chị có bất cứ câu hỏi nào, xin đừng ngần ngại mà liên lạc với em theo email hoặc số điện thoại.
Trân trọng,
Họ và tên
Số điện thoại
2. Mẫu email từ chối phỏng vấn có lý do cụ thể
Tiêu đề: Từ chối lời mời phỏng vấn – vị trí [Vị trí công việc]
Kính gửi: Anh/ Chị – Chuyên viên phòng nhân sự công ty [Tên công ty]
Em xin chân thành cảm ơn Anh/Chị và Quý công ty đã phê duyệt hồ sơ ứng tuyển của em cho vị trí [Vị trí công việc ứng tuyển]. Tuy nhiên, trong thời gian chờ đợi phản hồi của công ty thì em đã nhận được lời mời nhận việc từ một doanh nghiệp khác nên em không thể tham gia buổi phỏng vấn của Anh/Chị.
Một lần nữa em xin được chân thành cảm ơn Anh/Chị đã trao cho em cơ hội phỏng vấn vào vị trí [Vị trí công việc].
Kính chúc quý công ty [Tên công ty] phát triển bền vững và gặt hái nhiều thành công.
Nếu Anh/Chị có bất cứ câu hỏi nào, xin đừng ngần ngại liên lạc với em theo email hoặc số điện thoại.
Trân trọng,
Họ và tên
Điện thoại
Với nội dung Chamsocxehoi.org chia sẻ về cách từ chối phỏng vấn trong bài viết, hy vọng rằng đã giúp các ứng viên trang bị kỹ năng quan trọng trong sự nghiệp. Mỗi một cơ hội được phỏng vấn đều rất đáng được trân trọng khi tìm việc, nhưng không phải cơ hội nào cùng dành cho bạn. Do đó hãy từ chối phỏng vấn khéo léo, lịch sự để trở thành ứng cử viên sáng giá và “để dành” cơ hội việc làm trong tương lai nhé!
Tôi là Phạm Xuân Thanh – Tôi đã có kinh nghiệm hơn 3 năm review đánh giá về các loại máy móc công nghiệp, thiết bị vệ sinh công nghiệp, cách chăm sóc xe hơi. Tôi hy vọng những kiến thức mà tôi chia sẻ có thể giúp mọi người hiểu rõ hơn về các công dụng, chức năng của các loại thiết bị công nghiệp và các cách chăm sóc xe hơi này.
