“Chuyển đổi số” – Cụm từ được nhắc đến nhiều bên cạnh các khái niệm như điện toán đám mây, big data, blockchain,… và nó được coi là một xu hướng tất yếu trong thời kỳ cách mạng số 4.0. Vậy chuyển đổi số là gì? Xu hướng này có vai trò gì đối với các doanh nghiệp, tổ chức? Câu trả lời sẽ có ngay trong nội dung bài viết hôm nay!
Contents
Tổng quan về chuyển đổi số
Để hiểu về chuyển đổi kỹ thuật số, chúng ta cần đi làm rõ về những khái niệm quan trọng liên quan.
1. Chuyển đổi số là gì?
Trước tiên, hiểu theo cách đơn giản về nghĩa thì chuyển đổi số sẽ bao gồm “chuyển đổi” và “số”.
- Chuyển đổi: Là thay đổi một thứ gì đó trên quy mô rộng lớn; “thứ gì đó” ở chuyển đổi số có thể là thông tin, quy trình, công nghệ,… thậm chí cả tâm lý, nhận thức.
- Số: Là online hóa; tất cả dữ liệu hay quy trình không còn dưới dạng vật lý mà sẽ tồn tại dưới dạng số.
Tuy nhiên, khái niệm trên là không hoàn toàn đúng. Dưới đây là một số định nghĩa chi tiết có thể tham khảo.
- Theo Wikipedia, chuyển đổi số – Digital transformation (DT) là việc vận dụng tính luôn đổi mới, nhanh chóng của công nghệ kỹ thuật để giải quyết các vấn đề. Chuyển đổi số không chỉ tác động đến tổ chức, doanh nghiệp mà còn tác động đến nhiều nhóm đối tượng khác xoay quanh như người tiêu dùng, đối tác, nguồn nhân lực,…
- Theo FPT Digital, chuyển đổi số chính là sự thay đổi mang tính căn bản về công nghệ và tâm lý nhằm tạo sự đột phá, chuyển đổi quy trình cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp, xã hội. Mở theo nghĩa rộng hơn, chuyển đổi số bao gồm các hoạt động, chuyển đổi con người, nhận thức và chuyển đổi doanh nghiệp.
- Theo Bộ Thông tin & Truyền thông, chuyển đổi số là một quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và cả phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số.
- Theo Microsoft, chuyển đổi số là sự đổi mới kinh doanh được thúc đẩy bởi sự bùng nổ của đám mây, trí tuệ nhân tạo (AI) và Internet của vạn vật (IoT); nhằm cung cấp những cách mới để hiểu, quản lý cũng như chuyển đổi cho các hoạt động kinh doanh của họ.
2. Phân biệt số hóa với chuyển đổi số
Với tác động khá toàn diện vào đời sống hiện nay, khái niệm chuyển đổi số được sử dụng rộng rãi và bừa bãi khiến cho khái niệm này bị nhầm lẫn với nhiều khái niệm khác, điển hình là số hóa. Cụ thể:
Số hóa là quá trình hiện đại hóa, chuyển đổi từ các hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số. Ví dụ, chuyển từ tài liệu dạng giấy sang file mềm trên máy tính hay số hóa truyền hình từ phát sóng analog sang phát sóng kỹ thuật số,…
Trong khi đó, chuyển đổi là khai thác các dữ liệu có được từ quá trình số hóa, rồi áp dụng công nghệ để phân tích, biến đổi dữ liệu đó và tạo ra giá trị mới hơn. Do đó, có thể xem số hóa như một phần của quá trình chuyển đổi số.
3. Các giai đoạn chuyển đổi số
Thực hiện chuyển đổi số sẽ trải qua 3 giai đoạn cơ bản dưới đây:
Giai đoạn 1: Số hóa thông tin (Digitization)
Đó là việc chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý (analog) sang dạng kỹ thuật số (digital). Ở giai đoạn này, các tổ chức và doanh nghiệp bước đầu có sự tập hợp dữ liệu, tra cứu dễ dàng hơn và tránh những mất mát, hư hại dữ liệu ở dạng vật lý. Số hóa thông tin đóng vai trò quan trọng trong chuyển đổi số, vì đây là bước nền tảng cho việc số hóa quy trình.
Ví dụ cho giai đoạn số hóa thông tin như scan tài liệu, nhập thông tin từ dạng giấy tờ sang thành file tài liệu Excel, PDF, Word,… và tiến hành lưu trữ trong hệ thống máy tính.
Giai đoạn 2: Số hóa quy trình (Digitalization)
Chính là việc áp dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình hiện tại. Dữ liệu sau khi được chuyển sang dạng điện tử sẽ được khai thác để đưa ra những cải tiến quy trình vận hành. Mục tiêu của số hóa quy trình chính là giảm chi phí vận hành, đồng thời tăng hiệu quả kinh doanh.
Ví dụ: Đại dịch Covid 19 bùng nổ, giãn cách xã hội đặt ra các bài toán quản lý từ xa cho mọi doanh nghiệp. Để quản lý hiệu quả thì doanh nghiệp bắt buộc phải thay đổi quy trình hoạt động. Cụ thể, chữ ký điện tử hay hợp đồng điện tử được ứng dụng để phê duyệt nhanh chóng cũng như duy trì các hoạt động bình thường. Và tất nhiên chỉ khi số hóa quy trình doanh nghiệp mới có thể làm được điều này.
Giai đoạn 3: Số hóa toàn diện (Digital Transformation)
Là bước để thay đổi cả về tư duy, tâm lý và công nghệ. Giai đoạn này không chỉ thay đổi diện mạo doanh nghiệp mà còn tác động đến các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp. Nói cách khác, chuyển đổi số sẽ tạo ra giá trị mới cho doanh nghiệp, khách hàng và xã hội.
Bước vào giai đoạn chuyển đổi số toàn diện đòi hỏi doanh nghiệp và tổ chức cần có tư duy – tâm lý chuyển đổi; tầm nhìn dài hạn trong khoảng 5-10 năm; chiến lược chuyển đổi số và công nghệ. Quá trình chuyển đổi hướng đến mục đích thay đổi toàn diện từ quy trình kinh doanh, vận hành đến tâm lý và văn hóa doanh nghiệp.
Ví dụ: Tập đoàn bán lẻ Walmart tạo ra một hệ thống truy xuất nguồn gốc thực phẩm dựa trên Hyperledger Fabric; đã bắt tay với đối tác công nghệ IBM chạy 2 dự án để thử nghiệm quản lý hơn 10.593 cửa hàng ở 24 quốc gia. Kết quả của việc ứng dụng công nghệ này là thời gian truy xuất nguồn gốc đã giảm từ 7 ngày xuống còn 2,2 giây.
Chuyển đổi số khi nào?
Chuyển đổi số là xu hướng và là quá trình khách quan không thể đi ngược, dù muốn hay không thì chuyển đổi số vẫn diễn ra. Mỗi cá nhân, tổ chức có thể tham gia hoặc đứng ngoài quá trình này. Nếu như đứng ngoài thì sẽ có khoảng cách lớn hơn giữa các tổ chức, doanh nghiệp; giữa lĩnh vực đã thực hiện và chưa thực hiện chuyển đổi số. Khoảng cách đó sẽ được dần nới rộng theo cấp số nhân.
Do đó, chuyển đổi số có thể được thực hiện ngay lập tức bắt đầu từ những điều cơ bản nhất từ tư duy, nhận thức và sau đó là cách sống, làm việc và phương thức để sản xuất, vận hành dựa trên công nghệ số.
Lợi ích khi chuyển đổi số tổ chức, cá nhân
Chuyển đổi số đã trở thành một xu hướng trong những năm gần đây nhờ những lợi ích đem lại cho từng đối tượng sử dụng. Cụ thể như sau:
1. Đối với Chính phủ
Ở giai đoạn đầu, chuyển đổi số trong quy mô quốc gia giúp cho việc thực hiện, tương tác giữa người dân và những dịch vụ công trở nên dễ dàng hơn. Trong trung và dài hạn, mọi dữ liệu được từ quá trình hệ thống hóa dịch vụ công giúp cơ quan Nhà nước quản lý tổng thể và tiến hành thống nhất các dịch vụ, hoạt động chung của xã hội. Các lợi ích đó là:
- Nâng cao tính công khai, minh bạch, giải trình của tổ chức Chính phủ.
- Thúc đẩy không ngừng sự phát triển kinh tế – xã hội.
- Tăng cường và đảm bảo an ninh, trật tự an toàn xã hội.
- Tăng khả năng tiếp cận các dịch vụ y tế và giáo dục cho người dân.
- Nâng cao trải nghiệm của người dân khi sử dụng dịch vụ công do Nhà nước cung cấp.
2. Đối với doanh nghiệp
Doanh nghiệp là đối tượng hưởng lợi rõ ràng nhất từ chuyển đổi số, bởi mức độ ảnh hưởng mà công nghệ số mang lại cho các hoạt động sản xuất kinh doanh. Khi công nghệ số được ứng dụng để thúc đẩy các lĩnh vực chính bao gồm tối ưu hoạt động vận hành, nâng cao trải nghiệm khách hàng cũng như tìm kiếm – phát triển các mô hình kinh doanh mới. Cụ thể với các lợi ích của chuyển đối số với doanh nghiệp là:
Tận dụng và phân tích dữ liệu
Công nghệ chuyển đổi số giúp doanh nghiệp thu thập và truy cập khối lượng dữ liệu khổng lồ. Nhờ đó doanh nghiệp có thể theo dõi thông tin khách hàng cũng như các số liệu để đưa ra đánh giá hiệu quả, tìm ra giải pháp cho các vấn đề của doanh nghiệp.
Nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu các chi phí
Hàng loạt công việc tạo ra giá trị thấp sẽ được tự động hóa tối đa, nhân sự sẽ không còn bị phân tán mà được tập trung đầy đủ cho những dự án, công việc tạo ra giá trị cao hơn. Kỹ thuật tiên tiến cho phép doanh nghiệp cải thiện được khả năng hợp tác từ xa giữa các nhân viên để từ đó giúp nâng cao hiệu quả hoạt động.
Ngoài ra, khi thực hiện chuyển đổi số có rất nhiều công việc trong mô hình truyền thống không còn, mà được thay thế bằng công nghệ hiện đại. Ví dụ, thông tin lưu trữ được đưa lên hệ thống máy tính nên giảm bớt lượng giấy dùng để in ấn; giúp tiết kiệm khoản chi phí trong vận hành.
Thu hẹp khoảng cách giữa các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp giúp nhân sự ở các bộ phận giao tiếp tốt hơn, và thường xuyên với nhau hơn. Đồng thời, nhờ việc sử dụng các nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất, các phòng ban dễ dàng chia sẻ nhiều loại thông tin và tài liệu ở mọi lúc mọi nơi. Vì thế mà khả năng cộng tác giữa phòng ban được đẩy mạnh.
Tối ưu trải nghiệm của bộ phận khách hàng
Có thể nói, phần lớn người dân hiện nay đều đã tiếp cận được với công nghệ kỹ thuật số. Vậy nên nếu các cơ sở kinh doanh chuyển đổi theo xu hướng này sẽ tạo ra cho khách hàng nhiều trải nghiệm tốt. Khách hàng có cơ hội lựa chọn điều phù hợp nhất với mình, căn cứ vào tiêu chí về giá cả hay thái độ phục vụ,…
Tăng minh bạch và hiệu quả trong hệ thống quản trị doanh nghiệp
Doanh nghiệp tham gia vào xu hướng chuyển đổi số, mọi hoạt động và thông tin sản phẩm đều minh bạch. Thậm chí, chúng còn được cập nhật liên tục và thường xuyên. Khi đó, nhà quản lý sẽ nắm bắt tốt về tình hình hoạt động của công ty. Nếu có vấn đề phát sinh thì họ sẽ nắm được, đưa ra phương án giải quyết một cách nhanh chóng nhằm tránh tối đa những rủi ro đáng tiếc.
Cũng nhờ chuyển đổi số mà những tình huống như chi phí ẩn hay quỹ đen cũng giảm thiểu đáng kể giúp tối ưu doanh thu.
Nâng cao khả năng cạnh tranh
Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp có những quyết định chính xác hơn trong kinh doanh thông qua giải pháp quản trị và vận hành số hóa; đồng thời tiếp cận – tương tác với khách hàng một cách nhanh chóng. Từ đó tạo nên một khả năng cạnh tranh cao trên thị trường của doanh nghiệp so với các doanh nghiệp khác.
3. Đối với người tiêu dùng
Người tiêu dùng là một trong các đối tượng điển hình được hưởng lợi gián tiếp từ các hoạt động chuyển đổi số của Chính phủ và doanh nghiệp. Những lợi ích đó là:
- Những tương tác với dịch vụ công sẽ được tiến hành thuận lợi; đồng thời tiết kiệm thời gian hơn giai đoạn một cửa truyền thống.
- Sự trải nghiệm khi tương tác với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp được nâng cao sẽ mang lại chất lượng cuộc sống tốt hơn cho người sử dụng.
Quy trình chuyển đổi số trong tổ chức, doanh nghiệp diễn ra như thế nào?
Những lợi ích mà chuyển đổi số mang lại là không thể bàn cãi. Vậy xây dựng và triển khai lộ trình chuyển đổi số như thế nào nhằm đảm bảo mang lại các lợi ích khi thực hiện?
1. Đánh giá hiện trạng, nhu cầu hiện hữu của doanh nghiệp
Bước đầu, doanh nghiệp cần đưa ra đánh giá hiện trạng để bắt đầu quá trình chuyển đổi số. Cụ thể:
- Xác định quy mô, đặc điểm, quy trình vận hành trong tổ chức của mình thông qua chia nhỏ quy trình để phân tích kỹ càng, chính xác.
- Xác định ưu – nhược điểm, những điểm có thể được cải thiện với chuyển đổi số.
- Lựa chọn chiến lược và công nghệ chuyển đổi số đúng đắn cho doanh nghiệp.
2. Đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số doanh nghiệp mình
Sau khi khắc họa được bức tranh tổng quát về tình hình, doanh nghiệp đưa ra đánh giá về mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của mình. Đánh giá này dựa trên 2 tiêu chí:
Nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực hay con người là yếu tố hàng đầu trong chuyển đổi số, bởi công nghệ chuyển đổi số được sử dụng là để hỗ trợ con người làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Vì vậy, con người buộc phải thay đổi và nâng cao nhận thức – tư duy về công nghệ chuyển đổi số để có thể tối đa hiệu quả thông qua cách kết hợp sự hiểu biết cá nhân và sự hỗ trợ của chuyển đổi số.
Để làm được điều này, doanh nghiệp cần phải đánh giá “sự sẵn sàng” chuyển đổi của đội ngũ nhân viên bằng việc tổ chức khảo sát, báo cáo, thảo luận hoặc thậm chí là bài kiểm tra. Tiếp đến, quản lý doanh nghiệp cần thay đổi nhận thức và tầm nhìn của toàn bộ nguồn lực trong doanh nghiệp.
Tiêu chí dữ liệu
Dữ liệu là yếu tố bắt buộc phải có trong quá trình chuyển đổi số. Tối ưu hóa việc sử dụng số liệu sẽ giúp cho quá trình chuyển đổi số diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Vậy nên doanh nghiệp cần đánh giá quá trình số hóa dữ liệu, tức là cần kiểm tra xem dữ liệu đã được lưu lại bằng file kỹ thuật số chưa, lưu trữ ở những đâu, dữ liệu nào còn thực hiện trên giấy tờ, dữ liệu nào có thể áp dụng trong chuyển đổi số,… Cấp lãnh đạo cần có sự đánh giá toàn diện, khách quan để không bỏ sót bất kỳ dữ liệu quan trọng nào. Các dữ liệu cần được chú ý đến là dữ liệu khách hàng, dữ liệu nhân viên, hợp đồng, dữ liệu mua bán và thanh toán,…
Bên cạnh đó, nhà quản trị có thể tham khảo thêm dữ liệu và cách sử dụng, đánh giá dữ liệu của đối tác và đối thủ để đưa ra được chiến lược đánh giá dữ liệu hiệu quả nhất trong quá trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp mình.
3. Chọn công nghệ chuyển đổi số phù hợp với doanh nghiệp mình
Sau khi xác định hiện trạng và đánh giá các yếu tố, doanh nghiệp có thể xác định được nhu cầu và công nghệ nào có thể giải quyết được vấn đề đang gặp phải. Ví dụ, doanh nghiệp muốn quản trị nguồn lực và công việc hiệu quả thì cần một hệ thống ERP; hay doanh nghiệp cần lưu trữ và sử dụng hiệu quả dữ liệu khách hàng thì cân nhắc áp dụng hệ thống CRM.
Tiếp đến, với công nghệ chuyển đổi số đã chọn thì doanh nghiệp sẽ bắt đầu tìm kiếm nhà cung cấp giải pháp phù hợp và tiến hành, triển khai quá trình chuyển đổi số.
Lưu ý, trong quá trình triển khai thì doanh nghiệp cần trao đổi rõ ràng và thẳng thắn về yêu cầu, đặc điểm của doanh nghiệp mình để có được giải pháp chuyển đổi số phù hợp nhất với mình. Thời gian đầu khi áp dụng chuyển đổi số sẽ có nhiều khó khăn với đội ngũ nhân viên. Vậy nên doanh nghiệp cần có sự thích ứng nhanh chóng và toàn diện nhất để có thể tối ưu hiệu quả của chuyển đổi số.
4. Khuyến khích phản hồi
Chuyển đổi số chỉ thực hiện thành công khi nó được lan tỏa trong toàn doanh nghiệp, từ lãnh đạo đến nhân viên. Vì thế, cần có sự giao tiếp hiệu quả giữa lãnh đạo và nhân viên.
Cụ thể, khi đưa ra ý tưởng và kế hoạch chuyển đổi số, cấp lãnh đạo quản lý cần lắng nghe những phản hồi và đóng góp của cấp dưới – những người trực tiếp thực hiện các công việc hàng ngày. Chính đánh giá của họ sẽ là những đóng góp khách quan, chính xác nhất trong quá trình chuyển đổi số. Tuy nhiên, dựa trên phản hồi từ những người trực tiếp thực hiện công việc thì nhà quản lý cần tiếp thu để tùy chỉnh quy trình chuyển đổi số sao cho hiệu quả nhất.
5. Cam kết chuyển đổi số
Thực hiện chuyển đổi số, việc thay đổi về văn hóa là điều gây ra nhiều khó khăn hơn nhiều so với thay đổi về công nghệ. Để toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp nhận thức đúng về hiệu quả và tầm quan trọng của chuyển đổi số, cần đòi hỏi cấp lãnh đạo quản lý đưa ra một kế hoạch chi tiết, chiến lược và cam kết hiệu quả của quá trình này.
Mong rằng bài viết đã giúp bạn trả lời được câu hỏi chuyển đổi số là gì và tầm quan trọng của chuyển đổi số trong thời kỳ 4.0 đối với doanh nghiệp, các tổ chức. Tại nước ta, các mô hình chuyển đổi số đã bắt đầu diễn ra và nó được xem là những cơ hội mạnh mẽ để các doanh nghiệp Việt Nam tạo ra sự đột phá trên thị trường!
Xem thêm:: Add nghĩa là gì?
Tôi là Phạm Xuân Thanh – Tôi đã có kinh nghiệm hơn 3 năm review đánh giá về các loại máy móc công nghiệp, thiết bị vệ sinh công nghiệp, cách chăm sóc xe hơi. Tôi hy vọng những kiến thức mà tôi chia sẻ có thể giúp mọi người hiểu rõ hơn về các công dụng, chức năng của các loại thiết bị công nghiệp và các cách chăm sóc xe hơi này.
