Viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh không chỉ giúp bạn bảo vệ mối quan hệ mà còn giúp tăng cường kỹ năng viết và giao tiếp tiếng Anh của mình. Trong cuộc sống, công việc, có rất nhiều tình huống buộc chúng ta phải viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh. Ở bài biết này, chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn đọc cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh hoàn chỉnh nhất.
Contents
Cấu trúc viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh chuẩn nhất
Thư xin lỗi là một trong những dạng thư phổ biến mà hầu hết chúng ta đều gặp phải khi học tiếng Anh và được sử dụng trong cuộc sống hằng ngày. Theo đó, một lá thư xin lỗi sẽ gồm các thành phần chính như: địa chỉ và lời chào, mở thư, thân thư và kết thư. Tùy vào nội dung cũng như đối tượng nhận thư, các bạn chúng ta có thể bỏ qua một số phần.
Cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh đúng chuẩn cần đảm bảo được cấu trúc như sau.
Địa chỉ và lời chào mở đầu (Address and Salutation)
Đây là nội dung không thể thiếu trong phần mở đầu của thư xin lỗi. Địa chỉ người nhận thư được viết ở góc trái đầu trang thư, còn địa chỉ người gửi sẽ viết ở góc phải đầu thư. Dưới phần địa chỉ là lời chào, nếu người nhận là người thân quen thì bạn có thể viết Dear (name). Còn nếu bạn không biết tên người nhận thì nên viết Dear (Mr/Ms). Hoặc kết hợp giữa (Mr/Ms) và (name) dành cho lối viết trang trọng và đồng thời bạn cũng biết tên người nhận.
Phần mở thư (Introduction)
Để viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh đúng chuẩn thì phần mở thư bạn nên viết câu xin lỗi chân thành của mình và lý do mà bạn muốn xin lỗi hoặc lý do bạn viết bức thư này.
Ví dụ “I want to write this letter to apologize to you for what I did…” ( Tôi muốn viết lá thư này để xin lỗi bạn vì những gì tôi đã làm…).
“Please accept my sincere apologies for…” ( Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành này của tôi vì…).
Phần thân thư (Body)
Ở phần này sẽ bao gồm nhiều nội dung như trình bày sự việc, thể hiện sự nuối tiếc của bạn vì những điều đã xảy ra, trình bày quan điểm của bạn về sự việc và đưa ra giải pháp để khắc phục lỗi lầm,…
-
Trình bày sự việc
Bạn hãy kể lại câu chuyện đó đã xảy ra thế nào? Cố gắng thật thành thật về những chi tiết trong câu chuyện. Bạn phải nhận thấy và tỏ ra hối lỗi về mọi chuyện, chỉ có như vậy người đọc mới có thể tin vào sự thành khẩn của bạn.
Ví dụ: “What I did last weekend was horribly, disrespectful, and wildly selfish….” (Những gì mình đã làm vào cuối tuần trước thật là sai lầm, thiếu tôn trọng và cực kỳ ích kỷ….)
-
Thể hiện sự nuối tiếc của mình
Tiếp theo, bạn phải thể hiện thật rõ ràng mình cảm thấy có lỗi như thế nào. Bạn có thể dùng một số từ ngữ để diễn đạt lời xin lỗi như: I apologize for…, Please accept my sincere apology for…, I am deeply sorry for…, I really owe you an apology for…, I’m sorry about…
Ví dụ: This is honestly the worst thing I’ve done after all you’ve done for me since I started working here. You not only care about me as a friend, but also support and treat me kindly. But I made you sad. Hurting you in this way is an insult to what you have done for me and I…really hate myself for it.
(Thật sự đây là điều tồi tệ nhất mà tôi đã làm sau những gì bạn đã giúp đỡ tôi từ khi tôi mới bắt đầu vào đây làm việc. Bạn không chỉ quan tâm tới tôi như một người bạn, mà còn ủng hộ và đối xử tử tế với tôi. Thế nhưng tôi đã khiến bạn buồn lòng. Làm bạn tổn thương theo cách này là sự xúc phạm đến những điều mà bạn đã dành cho tôi và tôi…thật sự ghét bản thân mình vì điều đó.)
-
Trình bày quan điểm của bạn
Phần này không bắt buộc vì tùy theo hoàn cảnh của sự việc mà bạn sẽ viết thêm hoặc không. Có thể bạn không cố ý gây ra lỗi hoặc nhìn nhận một cách khách quan thì đó không hoàn toàn là lỗi của bạn. Tuy nhiên, trong cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh đúng chuẩn, bạn vẫn nên giữ giọng văn khách quan và vẫn thể hiện sự xin lỗi khi viết.
Ví dụ: “I hope you will understand that I do not intend that. Although I can’t tell how that feels for you, I’m sure what I did was the worst for you..”
(Tôi hy vọng bạn sẽ hiểu rằng tôi không có ý định đó. Mặc dù tôi không thể biết được cảm giác ấy đối với bạn như thế nào, nhưng tôi chắc chắn rằng những gì tôi đã gây ra là những điều tồi tệ nhất đối với bạn.)
-
Đưa ra giải pháp khắc phục (Solution)
Sẽ rất tốt nếu bạn có thể đề xuất cách để sửa lỗi hoặc giảm bớt những tổn thương mà bạn gây ra. Việc đưa ra các giải pháp thiết thực mà bạn có thể thực hiện sẽ giúp người đọc cảm thấy bạn biết chịu trách nhiệm cho lỗi của mình. Viết cả phần giải pháp khắc phục chứng tỏ bạn đã hiểu khá sâu về cách viết thư tiếng Anh đúng chuẩn rồi đấy.
Phần cuối kết thư (The end of the letter)
Khi viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh nhất định không thể thiếu phần kết thư. Trong phần này, hãy viết một lời hứa về việc bạn sẽ sửa chữa, khắc phục lỗi cũng như không để sự việc tương tự xảy ra. Sau đó bạn ký tên và cung cấp thông tin để người nhận liên lạc (nếu cần).
Xem thêm:: Tổng hợp những cách bắt đầu câu chuyện tự nhiên nhất
Tips viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh chân thành nhất
Để viết một bức thư xin lỗi bằng tiếng Anh chân thành nhất, hãy cân nhắc các gợi ý sau đây:
- Bắt đầu với một câu chào thân mật và tôn trọng: Sử dụng “Dear (Recipient’s Name),” hoặc “Dear Mr./Ms. (Last Name),” để bắt đầu thư. Nếu bạn không thân quen với người nhận, hãy sử dụng “Dear Sir/Madam,”.
- Diễn đạt lòng thành và biểu đạt sự hối hận: Bày tỏ lòng thành và hối hận của bạn ngay từ đầu. Ví dụ: “I am writing this letter to sincerely apologize for…” hoặc “Please accept my heartfelt apologies for…”.
- Thừa nhận và chịu trách nhiệm: Thừa nhận rõ ràng và chấp nhận trách nhiệm cho hành động sai lầm của bạn. Đừng đổ lỗi cho người khác hoặc tìm cách giải thích để giảm bớt trách nhiệm của mình.
- Viết chi tiết về lỗi của mình: Diễn giải chi tiết và rõ ràng về hành động hoặc sự việc gây ra sự phiền toái. Sử dụng ngôn từ chính xác để thể hiện sự hiểu biết và nhận thức về lỗi lầm của mình.
- Biểu đạt sự nhạy cảm và hiểu biết: Điều này cho thấy bạn đã nhận ra tác động tiêu cực trong hành động của mình và hiểu rằng điều đó đã gây ra sự phiền toái hoặc tổn thương đến người nhận.
- Xin lỗi một cách cụ thể và chân thành: Đưa ra lời xin lỗi thẳng thắn và chân thành. Ví dụ: “I am deeply sorry for the inconvenience/ pain/ embarrassment that I have caused you…” hoặc “Please accept my sincere apologies for the mistake I made…”.
- Đề xuất giải pháp và hứa hẹn cải thiện: Nếu có thể, bạn hãy đề xuất một giải pháp hoặc các biện pháp để khắc phục tình huống. Cam kết rằng bạn đã rút ra được bài học từ sai lầm và sẽ thực hiện các biện pháp cần thiết để không tái diễn.
- Kết thúc bằng lời cám ơn và mong muốn được tha thứ: Bày tỏ lòng biết ơn và cảm ơn người nhận đã đọc lá thư. Cho họ biết rằng bạn mong muốn được tha thứ và tiếp tục duy trì mối quan hệ tốt đẹp với họ.
- Ký tên và viết thông tin liên hệ: Kết thúc thư bằng cách ký tên của bạn và cung cấp thông tin liên hệ như địa chỉ email, số điện thoại để người nhận có thể liên hệ với bạn nếu cần thiết.
Tham khảo một số mẫu thư xin lỗi bằng tiếng Anh
Mặc dù xin lỗi trực tiếp sẽ thể hiện sự chân thành hơn, nhưng đôi khi lời xin lỗi chính thức bằng văn bản có thể là lựa chọn duy nhất hoặc là phương pháp được ưu tiên hơn. Để viết một lá thư xin lỗi, bạn cần đồng cảm với cảm xúc bị tổn thương của bên kia và nhận trách nhiệm về phần mình. Nếu còn băn khoăn về cách viết thư xin lỗi tiếng Anh, bạn có thể tham khảo một số mẫu dưới đây.
Mẫu 1: Thư xin lỗi bình thường
Dear (Recipient Name),
I am writing to apologize for (telling about a mistake or offense). I realize my actions have caused (negative impact). I am truly sorry for any inconvenience or discomfort I have caused you.
I would like to explain that (provide a brief explanation of why the error occurred or the offense if any). However, I understand that my actions are inexcusable and I take full responsibility for my mistake.
I hope that you can forgive me and give me another chance to fix things. If there’s anything I can do to fix it, please let me know. For example, I would be happy to (provide possible solutions to fix the situation).
Thank you so much for taking the time to read this letter of mine. Really I appreciate your patience and understanding in this matter. I hope that we can continue the good relationship.
Best regards,
(Your name)
Mẫu 2: Thư xin lỗi khách hàng
Dear (Customer Name),
I am writing this letter to express my sincerest apologies for the inconvenience and bad experience we have caused you. We understand that let you down and we take full responsibility for that mistake.
We’ve taken steps to remedy this situation and promise it won’t happen in the future. We value the trust you’ve put in us and we’re working hard to get it back.
Once again we deeply apologize for anything that has given you a negative experience. We offer your wish (compensation, discount,…) as an apology and show our commitment to making things right.
Thank you for taking the time to read this letter. We hope that you can receive our sincerity and forgive us. Most importantly, give us another chance to continue our cooperation and build trust.
Sincerely,
(Your Name)
(Your Title)
(Your Company Name)
Mẫu 3: Thư xin lỗi đồng nghiệp
Dear (Recipient),
I’m really sorry for (briefly write down the situation to apologize). I know that makes you uncomfortable and I feel guilty too. For my actions, I will take full responsibility. As a colleague, I value our working relationship and hope to find a solution.
I would like the opportunity to speak to you directly to apologize and discuss how we can resolve this. If you are available, I would like to meet you at an appropriate time to facilitate the exchange of things.
Thank you for your understanding and for giving me a chance to correct my mistakes. I hope we can let this go and continue to work together in the most positive and productive way possible.
Sincerely,
(Your Name)
Trên đây là cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh chuẩn nhất mà chúng tôi muốn chia sẻ. Hy vọng sẽ cung cấp đến cho bạn đọc những kiến thức cơ bản nhưng cần thiết để viết một bức thư tiếng Anh hoàn chỉnh. Nếu bạn muốn chắc chắn rằng lời xin lỗi của mình có hiệu quả và không gây tổn thương nhiều hơn, hãy hướng tới sự rõ ràng và chân thành trong khi viết.
Tôi là Phạm Xuân Thanh – Tôi đã có kinh nghiệm hơn 3 năm review đánh giá về các loại máy móc công nghiệp, thiết bị vệ sinh công nghiệp, cách chăm sóc xe hơi. Tôi hy vọng những kiến thức mà tôi chia sẻ có thể giúp mọi người hiểu rõ hơn về các công dụng, chức năng của các loại thiết bị công nghiệp và các cách chăm sóc xe hơi này.
